GQP-Q-08 產品回收管理程序

文件修訂履歷

版次	日期	文件名稱	制訂人
第1版	2026-04-13	產品回收管理程序	葉嘉岑

簽核紀錄

角色	姓名	日期
制訂人	葉嘉岑	2026-04-13
覆核人	呂盈嬅	2026-04-13
核定人	潘芸榕	2026-04-13

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1. 目的：將重大品質異常的產品自市場上進行回收，以避免危害消費者安全，與避免公司重大損失。
2. 範圍：公司內外部所發現之重大品質異常產品，且發現已經銷售至通路，經判定需進行回收的產品。
3. 定義：無。
4. 權責：品管部、生產部、商開部。

異常判定與追溯

品管部

品質異常處理單、產品回收處理單

回收計畫擬定

品管部、商開部、業務單位

回收作業計畫書

庫存管制與配銷調查

生產部、商開部、業務單位

成品運銷紀錄

執行回收作業

業務單位、行政客服單位

客戶抱怨管理程序、標示管理程序

成果報告與真因分析

商開部、品質異常處理權責單位

回收成果報告書

後續處置與銷毀

品管室、相關處理單位

不合格品管理程序、廢棄物管理程序

程序評估與稽核

稽核單位

1. 作業說明：
   1. 公司內外部所發現之重大品質異常產品，經【偏差與矯正預防措施管理程序】開立「品質異常處理單」判定之商品異常，且發現已經銷售至通路，由品管依照相關生產與品管紀錄，明確追溯受影響之已售出產品品名、包裝、標示批號、日期、數量、噴印標示等資訊，開立「產品回收處理單」，影響程度如下述三級:
      1. A級: 涉及違反衛生法令或嚴重消費者健康安全，應於發現後通報相關公部門主管機關，並於法定期限或一個月內完成產品回收或封存作業。
      2. B級: 不涉及消費者安全，但明顯瑕疵可能立即造成嚴重商譽或商品損失者，應於三個月內完成產品回收。
      3. C級: 不屬前兩級之商品瑕疵，但仍可能造成消費者抱怨、商譽或商品損失者，於年度季節性退貨時，對於有疑慮商品批號進行回收篩選。
   2. 品管應召集相關單位商討與呈報最高主管核准後，請商開部、業務單位安排回收計劃與作業。回收深度包括三等:
      1. 消費者層面: 回收達到個別消費者層面。
      2. 零售商層面: 回收達到販售場所之層面。
      3. 批發商層面: 回收達到出口商、批發商等非直接售予消費者之層面。
   3. 生產部應明確調查廠內回收品之成品庫存紀錄，包括品名、重量或容量、倉別、數量，通知品管單位進行更換標示，管制出貨，必要時與現有產品隔離。若回收包括原料、包材、半成品時，應一併列入管制。回收品已銷售數量應等於生產總數扣除庫存總數。
   4. 商開應與業務明確回收物品之銷售紀錄，包括品名、重量或容量、受貨者名稱(包括現有等通路)、地址、出貨日期、數量。業務單位並應明確回收產品的配銷紀錄。
   5. 商開應明確提供業務單位應採行之回收措施，包括停止銷售指示、回收層面與其他應執行之行動、回收執行完成之期限等。
   6. 客戶抱怨與退貨之處理，應由商開部統一制定說明與回應方式，由負責之業務及客服單位依【客戶抱怨管理程序】進行後續之客訴處理與個別商品回收作業。必要時於公司企業網站、或以新聞稿、記者會方式對消費者進行公開說明。
   7. 回收的產品，應依【標示管理程序】進行標示後，存放於特定區域，以待後續處理。商開並應以會議方式報告產品回收作業進度與成效。包括但不限於:
      1. 應回收廠商家數、日期、回收方式。
      2. 已回應廠商家數、其持有數量。
      3. 未回應廠商家數。
      4. 已回收物品數量。
      5. 回收物品管存地點與保管人員。
      6. 預計完成之期限。
   8. 應由品質異常處理權責單位找出品質異常的真因，並導入矯正與預防措施以供作為後續改善對策。
   9. 回收產品應依【不合格品管理程序】進行評估，與後續之重工、降級或報廢等處理方案。產品若為應銷毀者，應訂定銷毀計畫與保留銷毀記錄或拍照存證，銷毀程序有污染環境之虞，應依環保相關法規與【廢棄物管理程序】進行銷毀。銷毀作業必要時應先會知主管機關或相關單位後進行。
   10. 每年應透過內部稽核活動定期評估產品回收程序是否適用或需要修改。
   11. A級成品回收案件通報主管機關相關作業內容如下:
       1. 應於縣（市）衛生主管機關通知回收之日起七日內，依成品運銷紀錄通知直接銷售對象，並將”回收作業計畫書”陳報所轄縣（市）衛生主管機關及中央衛生主管機關。
       2. 回收作業計畫書，應包含擬回收產品之下列事項：(一)製造者之名稱、地址及電話。(二)品名及含藥化粧品許可證字號。(三)批號或製造/有效日期等識別資料。(四)製造或輸入之總量、銷售數量及庫存量。(五)直接銷售對象之名稱、地址及其各別之購買數量。(六)回收之原因及其可能產生之損害。(七)預定通知各直接銷售對象之時間、方式、內容及其他擬採取之相關措施。(八)預定完成回收日期。
       3. 回收之市售品連同其庫存品於最終處置前，應予識別與標示，並分別儲存。
       4. 完成回收作業之日起七日內，製作”回收成果報告書”陳報縣（市）衛生主管機關及中央衛生主管機關。
       5. 回收成果報告書，應包含回收產品之下列事項：(一) 製造者之名稱、地址及電話。(二)品名及含藥化粧品許可證字號。(三)批號或製造/有效日期等識別資料。(四)製造之總量及銷售與庫存量；並依品名分別記載已回收及未回收之數量。(五)各回收對象之回收品名及數量明細。(六)回收完成之日期、回收產品存放地點、預定後續處置方式及日期。(七)後續預防矯正措施。
       6. 經縣（市）衛生主管機關確認回收情形、回收之市售品及其庫存品之後續處置方法後，才可進行後續最終處置作業。
2. 相關文件：
   1. 偏差與矯正預防措施管理程序(GQP-Q-04)
   2. 客戶抱怨管理程序(GQP-Q-05)
   3. 標示管理程序(GQP-Q-07)
   4. 不合格品管理程序(GQP-Q-03)
   5. 廢棄物管理程序(GQP-P-10)
   6. 品質異常處理單(FM-Q-04-01)
   7. 產品回收處理單(FM-Q-08-01)
   8. 衛福部食藥署”化粧品回收處理辦法”(108.5.22或更新版本)
3. 附件：無